Il registro dei volontari

 Che cos'è il registro ?

La classica definizione è "E' un registro in cui devono essere iscritti tutti i volontari non occasionali che svolgono attività negli enti del Terzo settore (Ets). Il registro è obbligatorio ed è legato al sistema di assicurazione dei volontari introdotto dalla riforma."

Bene. Ma proviamo insieme a semplificare o, meglio, a chiarire quanto viene riportato nel Codice del Terzo Settore.

 Per REGISTRO intendiamo un supporto (cartaceo o digitale) dove inserire i dati (che poi vedremo) dei soggetti che "fanno qualcosa in maniera non occasionale" per la nostra associazione e che qui possiamo definire come VOLONTARI.

L'Art. 17 del Codice del Terzo Settore recita "Il volontario e' una persona che, per sua libera scelta, svolge attivita' in favore della comunita' e del bene comune, anche per il tramite di un ente del Terzo settore, mettendo a disposizione il proprio tempo e le proprie capacita' per promuovere risposte ai bisogni delle persone e delle comunita' beneficiarie della sua azione, in modo personale, spontaneo e gratuito, senza fini di lucro, neanche indiretti, ed esclusivamente per fini di solidarieta'"

Si badi bene però che sempre per lo stesso Art. 17 "non si considera volontario l'associato che occasionalmente coadiuvi gli organi sociali nello svolgimento delle loro funzioni" mentre non è indispensabile che il volontario sia anche associato dell’ente: il codice chiarisce che anche un non associato può essere volontario.

Sulla figura del Volontario e sull'Assicurazione obbligatoria farmo un contenuto dedicato, ora focalizziamoci sul registro.

 Cosa deve contenere ?

Secondo la normativa, ed in particolare l'art. 3 del Decreto 6 Ottobre 2021, nel registro dovranno essere trascritti i dati dei Volontari che lo identificano in modo univoco oltre a quelli relativi al periodo temporale di prestazione delle attività volontaristiche. In particolare nel Registro dovranno quindi essere presenti :
 
 - nome e cognome;

- data e luogo di nascita;
  - indirizzo di residenza (o domicilio ove non coincidente con la residenza);
  - Codice Fiscale (suggerito per evitare omonimie);
  - data di inizio dell’attività di volontariato presso l’organizzazione;

- data di fine dell’attività di volontariato presso l’organizzazione.
 
 Perchè è importante (oltre che obbligatorio) inserire con precisione tutti questi dati ? A noi vengono in mente almeno 3 validi motivi. Prima di tutto perchè è impensabile che non abbiate traccia di chi collabora per il raggiungimento delle finalità statutarie. In secondo luogo per offrire una fotografia della situazione associativa chiara e trasparente (non solo per eventuali controlli fiscali !), ultimo, ma non ultimo perchè i volontari che compaiono nel Registro dei Volontari sono assicurati dall’ente per infortuni e malattie connessi allo svolgimento dell’attività prestata, e per la responsabilità civile per i danni cagionati a terzi nell’esercizio della stessa attività. E voglio ricordare che i volontari devono - per legge - essere tutti assicurati.
 
 Come detto nel Registro dovrete inserire i dati dei Volontari NON occasionali ma nulla esclude che predisponiate una sezione del Registro anche per chi solo occasionalmente svolge attività di volontariato.

Come tenerlo?

Premesso che bisogna sempre garantire l'inalterabilità delle scritture e la data in cui esse sono qpposte, per la tenuta del Registro la legge ci offre quattro possibilità.
 

1) MODALITA' CARTACEA (art 3 co.1 Decreto 6/10/21). In questo caso il Registro ancora NON copilato dovrà essere numerato progressivamente in ogni pagina, bollato in ogni foglio e vidimato da un pubblico ufficiale (notaio o segretario comunale) prima del'utilizzo. Per avere un'idea di come procedere vi indichiamo, a titolo di esempio, le informazioni offerte dal Comune di Milano, Bologna e Salerno.
 In quanto Enti del Terzo Settore non sarete tenuti al pagamento di bolli o imposte.

Una volta esaurite le pagine del Registro dovrete rifare la procedura con un nuovo Registro.

2) MODALITA' DIGITALE (art. 3 co. 2 Decreto 6/10/2021). Richiamando l'art. 2215-bis, commi 2, 3 e 4 del codice civile il Registro (ad esempio in formato excel) dovrà essere reso consultabile in ogni momento con i mezzi messi a disposizione dal soggetto tenutario e costituirà informazione primaria e originale da cui è possibile effettuare, su diversi tipi di supporto, riproduzioni e copie per gli usi consentiti dalla legge.

Gli obblighi di numerazione progressiva e di vidimazione in questo caso verranno sono assolti mediante apposizione, almeno una volta all’anno, della marcatura temporale e della firma digitale del Legale rappresentante dell'Ente o di altro soggetto dal medesimo delegato.

3) PER IL TRAMITE RETE ASSOCIATIVA (art. 3 co. 3 Decreto 6/10/2021). In questo caso se siete affiliati ad Ente che rispetta i dettami del Codice del Terzo Settore e che, pertanto, sia una RETE ASSOCIATIVA potete avvalervi del sistema eventualmente messo da loro a disposizione per la tenuta telematica del registro. Anche qui, però, alcune precisazioni. Innanzitutto dovrà mettervi a disposizione un sistema che rispetti le caratteristiche di cui al comma 2 del l'Art. 3 del Decreto. La titolarita' resterà comunque in capo al singolo ente così come gli obblighi relativi alla tenuta del registro. La rete associativa che mette a disposizione il programma per la gestione del registro dei volontari puo' accedere ai dati ivi contenuti, anche per le finalita' di cui al decreto, ma non potrà provvedere al loro inserimento o alla loro modifica (dovrete comunque farlo voi !). In caso poi di fuoriuscita dalla rete associativa, gli enti che hanno utilizzato i programmi informatici conservano copia digitale delle iscrizioni inserite per il periodo di appartenenza alla rete.

4) MODALITA' ELETTRONICA (art. 3 co. 3 e 4 Decreto 6/10/2021). In questo caso potrete gestire il Registro su piattaforma di terze parti. L'esempio che vi portiamo è quello di Libri Digitali, il serivizio messo a disposizione dalle Camere di Commercio d'Italia.
 
 NB
 Si ricorda che attualmente il Codice del Terzo Settore non impone particolari formalità, come la vidimazione, per la tenuta degli altri registri e libri sociali (es. libro dei verbali).
 

Base giuridica :

Se avete ancora dubbi o volete chiarimenti scriveteci.

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