Aa cura di @antonellocalabrese
In un’era nella quale la maggior parte dei documenti si possono produrre in modalità digitale, è possibile per le Associazioni e i Professionisti, tenere buona parte dei propri documenti archiviati non più in cartaceo, nei vecchi cari faldoni, ma in formato virtuale, archiviandoli su un supporto in nostro possesso o direttamente su cloud.
Proviamo a chiarire le idee su caratteristiche e procedure da seguire per poter approfittare dell’occasione di liberare spazio nei nostri archivi fisici e, magari, di salvare qualche albero dal taglio per farne carta.
Come primo punto, è bene che ci chiariamo la differenza tra dematerializzazione e digitalizzazione dei documenti.
La dematerializzazione è quel processo con il quale si producono le cosiddette copie per immagini, ossia possediamo già un documento cartaceo e lo riproduciamo in digitale, ad esempio scannerizzandolo. Se lo facciamo attraverso certificazioni di processo che garantiscano corrispondenza di forma e contenuto dell’originale e della copia ne preserviamo la piena validità giuridica, che consente alla copia di avere identico valore probatorio dell’originale cartaceo.
La digitalizzazione, invece, è il processo mediante il quale i documenti sono originati direttamente in formato digitale, nella cosiddetta ottica “paperless”. Il documento informatico che otterrò con questa procedura rispetterà l’Art. 1 comma 1, lettera p) D.Lgs. 82/2005 che lo definisce come «Documento elettronico che contiene la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti». Di per sé, come ogni altro documento elettronico, un documento informatico è una serie di dati e non è leggibile senza un programma che lo renda comprensibile ai nostri occhi.
Ogni documento informatico deve, quindi, essere generato secondo procedure che, oltre che esplicitarne il contenuto, garantiscano la non modificabilità dello stesso o datino inequivocabilmente le successive modifiche.
Nel caso dei documenti cartacei, l’obbligo di conservarli prende il nome di tenuta, nel caso di quelli informatici si parla di conservazione. I due termini non sono equivalenti.
Per i libri per i quali era prevista la vidimazione o la bollatura per garantirne l’immodificabilità è adesso possibile la formazione digitale, la trasposizione in formato non modificabile, la firma digitale e l’apposizione della marca temporale, per la successiva conservazione.
Gli obblighi di numerazione progressiva e di vidimazione sono, infatti, assolti, in caso di tenuta con strumenti informatici, mediante apposizione, almeno una volta all’anno, della marcatura temporale e della firma digitale del Presidente dell’Associazione.
Ragioniamo, però sulla conservazione di un documento sociale, indipendentemente dall’obbligo di vidimazione.
Un verbale di riunione assembleare, ad esempio, può essere prodotto in formato word, approvato, tradotto in formato PDF/A e sue varianti (non basta sia un semplice PDF), firmato dal Presidente e dal Segretario con firma CADES o PADES (hanno valore legale equivalente, la CADES firma qualsiasi formato, la PADES solo i PDF), e si può quindi apporre la marca temporale. Si saranno così assolti tutti gli obblighi di conservazione del documento che ne garantiscono l’autenticità e l’inalterabilità.
Forse non sarà una procedura rapida, ma non lo era neppure la scrittura di un libro, magari precedentemente vidimato da un delegato comunale, da conservare in copia singola secondo regole di conservazione dei dati personali in ambienti fisici, dovendolo preservare da rischi di distruzione, perdita, smarrimento e manomissione. Affidato il documento informatico ad un archivio in cloud, ad esempio, si potrà stampare il documento solo al bisogno, ad esempio su richiesta di un ispettore.
Ricordiamo che per alcuni libri sociali non è richiesta la vidimazione, per altri si, come ad esempio il libro dei Volontari, ma è sempre richiesta una modalità di conservazione che non consenta la modificabilità del testo. Per anni ci si è affidati a libri scritti a mano su registri cartacei o a stampe dei verbali incollate su quadernoni a fogli non rimovibili, firmati e timbrati a cavallo delle pagine per renderne impossibile l’alterazione. Adesso, prendendo confidenza con le possibilità che il mezzo informatico offre, la soluzione potrebbe essere diversa e garantire un archivio fisico decisamente snello, a fronte di un archivio virtuale consultabile da ogni dove e rispondente alle norme di legge sulla conservazione.
Normativa di riferimento:
Regolamento UE 910/2014 eIDAS (electronic IDentification Authentication and Signature)
D.Lgs. n. 82/2005 (Codice dell’Amministrazione Digitale), Art. 21, comma 5
Linee guida AgID (Agenzia per l’Italia Digitale)
MEF - DECRETO 17 giugno 2014
Codice Civile, art. 2215-bis
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